Весьма распространено мнение, что тайм-менеджмент – это исключительно слежение за хронометражем времени и четкое планирование. Это важные части науки управления временем, но далеко не все. Хронометраж необходим лишь на начальном этапе (две-три недели) и только тем, кто не в состоянии проанализировать свой имеющийся опыт. Строгое планирование не очень подходит к нашему менталитету. Это на Западе люди привыкли решать 1 задачу в 1 единицу времени. У нас же чаще многие проблемы решаются в одно и то же время. И это не признак неорганизованности, это просто иная культура.
Но если не хронометраж и планирование, что тогда определяет идею тайм-менеджмента? Идея проста: управлять рабочим временем, значит повышать эффективность его использования. Повышать эффективность следует следующим образом:
- Ставить цель. Нужно ее четко сформулировать, обозначить качественные и количественные критерии ее достижения;
- Планировать и расставлять приоритеты. Необходимо разработать план по достижению своих целей и выделить приоритетные задачи, которые важно выполнить первыми;
- Реализовать план. Это значит совершать конкретные действия и шаги согласно плану;
- Контролировать результаты. Вот здесь сыграет роль, насколько вы детализировали цель и определили критерии. Анализ всего процесса даст бесценную информацию по планированию своего времени в будущем.
Приемы достижения целей каждый выбирает для себя сам. Наиболее распространенные техники тайм-менеджмента – это:
1. Техника расстановки приоритетов. Используя эту технику, вы научитесь отделять важные задачи от первостепенных и решать, что же делать с последними;
2. Закон Парето. Он основан на универсальном принципе, согласно которому 20% приложенных усилий дают 80% позитивных результатов. Остальные 80% усилий дадут оставшиеся 20% результатов. Согласно этому правилу необходимо выделить 20% дел, которые принесут максимальный результат и начинать свою работу именно с них;
3. Диаграмма Ганта. Она стала символом тайм-менеджмента. Диаграмму строят следующим образом: по вертикали откладывают задачи плана, по горизонтали – время. Получается очень удобный и наглядный инструмент для успешной реализации плана.
Освоив науку тайм-менеджмента, вы не столько будете везде успевать, сколько значительно увеличите эффективность своей работы, что благоприятно скажется на вашем кармане.