В самом тексте заявления попросите руководство внести изменения в документы с персональными данными и причину, на основании которой это нужно сделать. В конце поставьте дату составлению документа и личную подпись.
К заявлению приложите копии паспорта и свидетельство о заключении (расторжения) брака или изменении фамилии. Приняв заявление, директор должен поставить на нем свою резолюцию, дату и подпись.
На основании резолюции оформляется приказ об изменении персональных данных сотрудника и указывается причина их внесения в трудовую книжку. В данном случае речь идет об изменении фамилии в связи с браком (разводом) или сменой фамилии по собственному желанию. В приказе записывают прежнюю и новую фамилии подчиненного, его табельный номер, занимаемую должность, название структурного подразделения и название документов, на основании которых проводятся изменения личных данных (номера, серии, даты составления).
Ответственность за выполнение приказа возлагается на человека (с указанием его фамилии), ведущего учет кадров и отвечающего за сохранность трудовых книжек.
Приказ заверяется печатью организации и подписью руководителя. После этого работник знакомится с полученным приказом под роспись, после чего документ подшивают в личное дело сотрудника вместе с копиями свидетельства о браке/разводе.
Сами персональные данные меняются таким образом. В трудовой книжке зачеркивают старую фамилию сотрудника, но так, чтобы ее можно было легко прочесть, и рядом пишут новую. А в сведениях о работе вписывают фразу «Фамилия изменена на фамилию… На основании… (название документа, который подтверждает право на внесение изменений, его серию, номер и дату выдачи)». Все заверяется печатью и подписью работника отдела кадров. Большинство изменений делают на первой странице книжки, кроме ссылок на соответствующие документы (они записываются на внутренней стороне трудовой). Ссылки опять же заверяются печатью фирмы и подписью уполномоченного лица.