Продумайте вопрос финансового обеспечения конференции. Для этого можно привлечь как средства самой компании, так и средства спонсоров и участников конференции. Сделайте экономический расчет и определитесь, какую сумму необходимо будет платить участникам.
Комиссия на первом своем заседании должна определиться с программой работы конференции, объемами тезисов и требованиями к представляемым докладам, крайним срокам их предоставления. Необходимо разослать приглашения на конференцию всем потенциальным ее участникам. Обычно, это делается по электронной почте и к письму прикладывается программа и требования, которым должны соответствовать доклады и тезисы. В этом же письме укажите стоимость участия в конференции. В сопроводительном письме попросите адресата уведомить вас о своем участии или об отказе от него. В случае согласия, иногородние участники должны оповестить вас о том, нужно ли им будет забронировать гостиницу.
Обработайте всю поступившую информацию и определитесь с количеством участников конференции. Исходя из этого, забронируйте места в гостинице, приготовьте материалы для раздачи участникам и закажите зал для проведения тематической выставки и заседаний.
Закажите в типографии программы заседаний, договоритесь о том, чтобы напечатать тезисы докладов, которые должны быть вручены участником сразу при регистрации, до начала заседаний. Там же можно заказать бейджики, на которых должны быть указаны фамилии, имена и отчества, должности и организации, где работают участники.
Исходя из потребностей участников, оснастите зал, где будет проходить конференция. Скорее всего, вам будет необходимо специальное оборудование – микрофоны, компьютер, проекторы, проекционные экраны. Позаботьтесь, чтобы в зале было достаточное количество электрических розеток.
Организуйте питание участников конференции. Можно договориться с каким-нибудь кафе, чтобы в перерывах между заседаниями все могли выпить поблизости чашку кофе или сходить туда на обед.
Подготовьте материалы и документы для раздачи участникам при регистрации. Обязательно вложите в каждый комплект ручку, блокнот, программу.