Когда финансовые вопросы будут решены, приказом руководителя предприятия должен быть создан комитет, который возьмет на себя решение организационных вопросов. В этом же приказе должна быть определена тема данного семинара, дата и место его проведения.
Разошлите приглашения всем заинтересованным организациям и специалистам, попросите их подтвердить факт своего участия. Определите количество участников и решите вопрос с их размещением и питанием, если семинар будет проходить несколько дней и в нем примут участие иногородние.
Подготовьте помещение или несколько, где будет проходить сам семинар и, если будут предусмотрены, занятия секций. При необходимости в рамках семинара предусмотрите проведение выставки, в которой примут участие партнеры-спонсоры и определитесь с помещением для нее. Продумайте, какая оргтехника потребуется, обеспечьте нужное количество розеток и удлинителей.
Договоритесь с типографией и напечатайте программу проведения семинара и секционных занятий. Желательно, чтобы были заказаны канцелярские принадлежности: блокноты и ручки с символикой спонсоров и вашего предприятия – таким поводом для рекламы стоит воспользоваться.
Если семинар проводится в рамках деловой или научной конференции, то этот факт необходимо будет обязательно отразить в программе ее проведения. В этом случае затраты на его проведение будут минимальными. Предусмотрите дополнительное время и место, где будут проходить все семинары, посвященные разным специальным вопросам, объединенным темой конференции. Назначьте ответственных за проведение каждого мероприятия.