Во-первых, писать сопроводительное письмо нужно на бланке предприятия, который содержит полные сведения: адрес, реквизиты, контактная информация.
Во-вторых, обязательно нужно указывать сведения о том, кто составлял письмо. Вам придется написать свою фамилию, инициалы, телефон для связи.
После соблюдения всех необходимых формальностей, можно переходить к написанию письма. Тема для сопроводительного письма должна быть такой: «Сопроводительное письмо к пересылаемой документации».
Само письмо в заголовке не нуждается. Можете сразу начинать его с обращения. Например, так: «Уважаемый…». Это первое предложение. Второе – название пакета документов, которое вы направляете адресату. Напишите, что вы направляете документы, а затем укажите название всего пакета.
Следующий абзац – дополнительное сообщение для адресата, если таковое имеется. Затем переходите к оформлению приложения. Нужно написать «Приложение», если вы отсылаете всего один документ. После этого слова ставьте двоеточие и указывайте его название.
«Приложения» пишите, если документов несколько. В этом случае перечислять их нужно в виде нумерованного списка. Обязательно название каждого последующего документа указывать с новой строки. Кроме названия документа обязательно нужно написать количество листов в документе, сколько экземпляров вы отправляете.
После составления письма его необходимо завизировать. Подпись на нем ставит лицо, специально для этого уполномоченное в вашей компании. И только после этого можно смело отправлять сопроводительное письмо – оно оформлено в соответствии с предъявляемыми требованиями и формальностями.