Работодатели обязаны вести трудовую книжку каждому работнику, с которым заключили трудовой договор. Эта обязанность распространяется не только на организации, но и на индивидуальных предпринимателей. В трудовой книжке должны отражаться все вехи продвижения сотрудника по службе, начиная приемом на работу и заканчивая увольнением.
Отсутствие трудовой книжки или несоответствие записей в ней реальному положению работника в организации, а дат их внесения в нее записей - кадровой документации организации (датам издания приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, заключения трудового договора) - грубейшее нарушение трудового законодательства. За это предусмотрены штрафы.
Работнику же трудовая книжка служит официальным подтверждением его профессионального опыта.
Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки представляет собой таблицу из четырех столбцов. Первый предназначен для порядкового номера записи. Далее: дата проставления записи, основные этапы трудовой биографии работника и сведения о документе, на основании которого делается запись.
Номер записи должен быть следующим по порядку за последней, сделанной в трудовой книжке ранее.
Дата вносится в формате «число двумя цифрами, месяц двумя цифрами, год четырьмя цифрами». Например, первое февраля 2011 года – «01.02.2011», а десятое октября 2011 года – «10.10.2011». Каждая составляющая даты (число, месяц и год) вносится строго в отведенную ей подграфу.
В графе, посвященной сведениям о работе, записывается вся значимая информация о карьере работника в организации: принятие на работу, перевод на другую должность или в другое подразделение, увольнение с указанием причины (по собственному желанию или с указанием статьи Трудового кодекса).
Например: «Принят на работу на должность водителя», «Принят на работу в коммерческую службу на должность старшего менеджера по продажам», «Переведен на должность начальника отдела корпоративных продаж», «Уволен по собственному желанию» и т.п.
В последней графе записываются данные приказа (о принятии на работу, переводе, увольнении) с датой подписания и порядковым номером. Например, «Пр. № 121 от 21.04.2010». Дата издания приказа пишется в том же формате, что и во второй графе, и должна быть не позже даты проставления записи, сделанной в трудовую книжку на основании этого приказа.