Если по работе вам приходится общаться с клиентами или поставщиками, то, несомненно, вам часто приходится писать официальные письма. Это не так просто, как кажется на первый взгляд: деловая переписка таит в себе множество подводных камней, обойти которые необходимо для сохранения вашей репутации, как грамотного партнера. Если нет возможности пройти курс обучения искусству деловой переписки, следуйте приведенным ниже правилам.
Официальное письмо обязательно должно быть зарегистрировано. Сделайте это перед началом его составления и поставьте номер на отведенное ему место (как правило, в верхнем левом углу, под логотипом компании, если таковой имеется). В правом верхнем углу укажите адресата. Начните с должности, затем поставьте фамилию (или фамилии, если письмо предназначено нескольким лицам). Перечислять должности следует в иерархическом порядке, т.е. сначала идет, к примеру, директор, потом его заместитель, затем – начальники служб и отделов.
Под именами адресатов укажите должность и имя отправителя. Не забудьте: предлог «от» не ставится в данном случае; это одна из распространенных ошибок! Далее укажите тему письма и дату его составления. Тема письма должна давать понять, о чем в данном документе будет говориться; формулируйте ее четко и ясно.
Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано одному лицу, то обращайтесь по имени-отчеству или, как вариант, по фамилии: «Уважаемый господин Иванов». Ни в коем случае не позволяйте в письме фамильярности, даже если вы лично знакомы с адресатом и находитесь с ним в отношениях «на короткой ноге». Помните, что это официальный документ, он подлежит подшивке в архив и может быть использован в работе даже несколько лет спустя.
Сам текст письма должен быть четким и понятным. Не растекайтесь «мыслью по древу», не наполняйте письмо ненужными подробностями, не приводите общеизвестных фактов. Ничто так не раздражает, как пустая трата времени на чтение документа, весь смысл которого можно было уложить в 4 предложения, а приходится читать 4 листа. Свои предложения формулируйте кратко, понятно, если нужны пояснения – оформите их в виде приложения и приложите к письму.