Программа семинара определяется его целью. Если вы хотите представить, например, новое программное обеспечение, целесообразно предусмотреть несколько докладов. В одном обозначить актуальность проблемы, в другом – представить сам продукт, и в завершении рассказать об опыте его внедрения. После докладов, особенно если они информационно насыщенны, необходимо оставить время для вопросов, а также организовать для участников кофе-брейк.
«Как лодку назовете, так она и поплывет» - гласит народная мудрость. В полной мере это относится и к теме мероприятия. Она должна быть не только актуальной, но и грамотно сформулированной, согласовывающейся с темой семинара. Тема может быть задана в вопросительной форме, например «Как организовать бюджетирование?» или иметь в конце восклицательный знак – «Знакомьтесь: интернет-трейдинг!» Главное, она должна заинтересовывать и хорошо запоминаться.
Перед тем, как определить дату проведения семинара, выясните, не совпадает ли она с другими важными мероприятиями. Не стоит назначать мероприятие перед праздниками, выходными, а также во время массовых отпусков – есть риск потерять значительную часть аудитории.
Поручите составление списка потенциальных участников отделу продаж. Им должно быть известно, какие компании или физические лица могут заинтересоваться данной темой. Если «наработанной» базы еще нет, можно заказать ее в информационном агентстве. При определении количества приглашенных учитывайте тот факт, что из 100 приглашенных выразят желание придти около 20, а посетят семинар в лучшем случае 10 участников. Поэтому закладывайте необходимый «запас».
Это, пожалуй, самый важный этап организации мероприятия, так как от него зависит количество участников. Подготовьте пресс-релиз, графические макеты, разработайте текст приглашения. Специалисты рекомендуют проводить рекламную кампанию по нескольким каналам: телемаркетинг, реклама в СМИ, размещение информации на корпоративном сайте. Если сайт вашей компании хорошо известен, поместите на нем регистрационную форму.
Обозначьте срок, к которым специалисты должны подготовить доклады. Целесообразно установить эту дату заранее, чтобы иметь возможность внести корректировки. Доклады должны быть выдержаны в единой корпоративном стиле, нести важную и интересную информацию. Слушателям будет удобнее воспринимать информацию, если краткие тезисы докладов вынести на отдельный лист.
Как правило, раздаточный материал включает в себя блокнот, ручку, рекламно-информационные буклеты, образцы продукции. Запаситесь визитными карточками для докладчиков и менеджеров, с которыми участники будут общаться в ходе мероприятия. Для получения обратной связи подготовьте анкеты участников семинара.
За два дня до даты проведения семинара составьте списки участников. Поручите секретарю подготовить раздаточный материал, бейджи для участников и докладчиков. Проведите «генеральную репетицию»: еще раз прослушайте доклады, удостоверьтесь в работоспособности всего оборудования. Помните: основная часть работы уже позади, и она обязательно принесет свои плоды.