Как правило, в организации ведется журнал записи служебных записок. Ведется он календарный год и имеет сквозную нумерацию. Перед написанием текста записки ее необходимо зарегистрировать в журнале и указать в заголовке служебки соответствующий номер.
В левом верхнем углу служебной записки указывается адресат с указанием должности. Фамилию пишите в родительном падеже. Например: начальнику транспортной службы Киселеву И.В. Далее указывается автор записки или сотрудник, по чьему поручению она составлена. Самая распространенная ошибка – наличие предлога «от». Не ставьте этот предлог, здесь он не нужен. Просто укажите фамилию составителя: начальника отдела логистики Пеганова А.Ю.
Рядом с номером записки укажите дату ее составления. Тема служебки может быть, но она не является обязательным атрибутом. Если тема есть, укажите ее под номером и датой записки.
Далее следует текст. Служебная записка – это руководство к какому-либо действию, поэтому не утяжеляйте ее текст ненужными подробностями. Пишите по существу, понятными, недвусмысленными фразами. Пример: « Прошу поставить к отгрузке на центральный склад вне очереди машину от поставщика «Хмурая сорока». Объем выгрузки – 14 т. Товар – новогодние бантики». Если нужно получить отчет о проделанной работе, также укажите это в тексте служебки. Пример: «Накладные после приема товара от «Хмурой Сороки» прошу оприходовать до 12-00 15.03.2011. Сообщить о проведении накладных в отдел логистики». Ниже ставится подпись, обязательно с расшифровкой. Один экземпляр служебки остается у автора и подшивается в папку, второй под роспись отдается получателю.