Возьмите лист бумаги стандартного А4 формата, озаглавьте его и в вводной части укажите, по поводу чего составлен данный протокол, по какому поводу собрались граждане или акционеры, укажите дату собрания и адрес, где оно происходило.
Укажите число присутствующих не нем, отметьте, если данные приведены согласно явочному листу.
Отразите в протоколе фамилию, имя и отчество избранных голосованием председателя и секретаря собрания. Как правило, если это собрание членов кооператива или жилищного товарищества, то председатели этих обьединений не могут выступать в роли председателя собрания.
Распишите повестку, начиная с самого насущного вопроса. С каждого его пункта начинаются записи о выступлениях и прениях по данному вопросу. Выберете основную часть доклада и комментариев, изложите их в сжатом виде, исключающем разные толкования. Если необходимо, к протоколу можно приложить экземпляр доклада, который был посвящен тому или иному вопросу повестки собрания. Все комментарии и выступления участников обсуждения приведите с указанием фамилий.
Запишите решение, которое было принято по данному вопросу и укажите статистику голосования по каждому вопросу: количество выступивших за, против и воздержавшихся.
Отразите в протоколе, что после завершения обсуждения вопросов повестки, собрание было обьявлено закрытым.
Подпишите протокол председателем и секретарем собрания и сдайте его на постоянное хранение в архив вашей организации.