В личном деле, как правило, содержатся следующие сведения о работнике: личный листок по учету кадров, копии документов об образовании, копия приказа и заявление о приеме на работу, трудовой договор, изменения и дополнения к нему, документы об аттестации и повышении квалификации, а также иные документы, которые необходимы кадровой службе (копия свидетельства о заключении брака, о рождении детей, паспорта, военного билета и т.д.).
Личное дело каждого сотрудника оформляется в отдельную папку с картонной обложкой – скоросшиватель. На ней проставляется реквизиты: фамилия, имя, отчество работника, дата открытия дела. После увольнения сотрудника личное дело закрывается. Документы в обязательном порядке подлежат к сдаче в архив.
Закрытые личные дела нумеруются, составляется внутренняя опись документов дела. Документы в папке собираются в хронологическом порядке – с момента поступления работника до даты увольнения. В такой же очередности составляется внутренняя опись. Нумерация листов описи отдельная от нумерации документов личного дела.
Личные дела сотрудников выдаются только руководителю или другим лицам по распоряжению руководителя, а также самому работнику. Информация, хранящаяся в личном деле, является конфиденциальной, а значит, не подлежит разглашению посторонним людям. Запрещается вносить изменения в предыдущие документы личного дела, а также извлекать их.
В отделе кадров хранятся дела только ныне работающих сотрудников. Документы уволенных работников передаются в архив. Там они хранятся 75 лет, а личные дела руководителей, управляющих, а также лиц, имеющих награды и степени, бессрочно.