Начинать надо с разработки и утверждения положения об учете трудовых договоров. Это типовой документ, который можно без труда найти и скачать в интернете, а затем отредактировать в свете потребностей организации. Например, в части принципов присвоения номера самому документу при его заключении и записям в журнале учета трудовых договоров. В последнем случае жесткого требования со стороны закона нет. Работодатель может либо ежегодно заводить новый журнал, начиная нумерацию вносимых в него документов с единицы, либо вести этот регистр, пока не закончатся страницы, а новый начинать с номера, следующего за последним в предыдущем. Это особенно удобно малым и средним предприятиям, где число работников и договоров с ними невелико.
Документ распечатывается на бланке организации с указанием ее наименования и местонахождения.
В верхней части отводится место для визы руководителя: слово «Утверждаю», ниже поля для даты, подписи (после наименования должности руководителя) и ее расшифровки. Здесь же ставится печать организации. При наличии на предприятии юридического отдела или службы, документ визируется этим подразделением. К нему же прилагается форма ведения журнала. Если страниц несколько (а так обычно и есть), они прошиваются, скрепляются подписью ответственного лица с ее расшифровкой, должностью, датой и печатью предприятия.
После утверждения Положения необходимо завести сам журнал учета в строгом соответствии с требованиями, прописанными в Положении. Как правило, в нем содержатся сведения о номере записи, дата заключения договора, должность, фамилия, имя и отчество работника, дата внесения записи, основания для ее внесения (приказ руководителя о приеме на работу), данные об изменении и расторжении договора с датой и основаниями. Здесь же работник расписывается, что получил свой экземпляр трудового договора.