При определении верхнего предела суточных нужно учитывать, что при их размере до 700 рублей в день в случае командировок по России с работника не нужно удерживать НДФЛ по ставке 13%. А вот при превышении этого лимита уплатить его уже придется. Размер суточных должен быть зафиксирован в приказе по предприятию, коллективном трудовом договоре или иным способом.
Днем отъезда сотрудника считается дата отправления его транспортного средства из населенного пункта, где расположена командировочная организация, а возвращения - прибытия. При этом за день отъезда и день приезда суточные выплачиваются в полном размере, даже если сотрудник уехал поздно вечером (хоть в 23:59), а вернулся рано утром или в ночь после наступления новых суток (начиная с 0:00).
Если сотрудник, утром вернувшись из одной командировки, вечером уже отправился в другую, суточные за день приезда из одной и убытия в другую начисляются ему дважды, по каждой командировке отдельно.
При расположении вокзала или аэропорта за чертой города может иметь значение время, которое занимает у сотрудника путь до поезда или самолета.
Например, сотрудник улетает в командировку в 0:25, а возвращается в 23:15, а аэропорт находится на удалении от города. Очевидно, что он должен пройти регистрацию не позже чем за 40 минут до вылета, то есть в 23:35. А на обратном пути попасть домой сможет только уже после полуночи.
В этом случае датой отъезда должно считаться число днем ранее вылета самолета, а возвращения - днем позже даты прибытия обратного рейса.
Споры вызывают также командировки, называемые местными: когда сотрудник выезжает в соседний населенный пункт, откуда может вернуться в тот же день. В этом случае ему должны оплатить дорогу, а вопрос относительно суточных остается на усмотрение руководителя организации. Как правило, если сотруднику не пришлось ночевать в населенном пункте, куда он был откомандирован, суточные ему не выплачивают.
Зная же количество дней, которые сотрудник официально числился в командировке, праздники, и умножить на размер суточных, установленный в вашей организации. Например, если сотрудник провел в командировке 10 дней, а суточные составляют 700 р., их общий размер по итогам командировки равен 7 тыс. р.