При оформлении вкладыша на титульном листе трудовой книжки следует поставить печать и указать, что сотруднику выдан вкладыш, проставить его серию и номер. Каждый новый вкладыш нужно оформлять отдельной печатью. Вкладыш действителен только с трудовой книжкой, на которой проставлена печать и стоят сведения о его выдаче.
Перед тем как заполнить вкладыш в трудовую книжку, необходимо получить от сотрудника документы, на основании которых будет заполнен вкладыш. Нельзя его заполнять по сведениям указанным на титульном листе трудовой книжки, так как личные данные могли измениться. Сотрудник должен представить паспорт, диплом или документ о повышение квалификации. На основании представленных документов заполняется титульный лист у вкладыша.
Запись сведений о работе во вкладыше следует производить в соответствии с правилами заполнения трудовых книжек. Порядковый номер сведений о работе идет следующий за последней записью в трудовой книжке.
Записи о награждениях, так же как и о работе, производятся под следующим порядковым номером за сведениями о награждениях указанных в трудовой книжке.
Вкладыш следует подшить под обложку трудовой книжки. Одному сотруднику могут быть оформлено столько вкладышей, сколько потребуется за его трудовую деятельность. Обо всех вкладышах, которые выданы, следует проставить информацию на титульном листе трудовой книжки в виде печати и указания номера и серии выданных вкладышей.
Вкладыш в трудовую книжку не является самостоятельным документом при приеме на работу. Его следует предъявлять непосредственно с трудовой книжкой, на титульном листе которой указаны сведения о выдаче вкладыша.
Исправление неверных записей, произведенных во вкладыше, нужно производить в соответствии с правилами, которые указывают на исправление неверных записей в трудовой книжке. Под неправильной записью необходимо указать, что она неверна, поставить печать организации и подпись уполномоченного лица. Под следующим порядковым номером произвести верную запись.
Во вкладыше, как и в трудовой книжке, нельзя делать сокращенные записи. Все записи должны быть оформлены в развернутом формате.