Приказ о разработке штатного расписания составляется и утверждается руководителем организации. Им же избирается лицо, ответственное за оформление этого организационного документа. Это может быть главный бухгалтер, кадровый работник, бухгалтер и, соответственно, сам руководитель. В приказе необходимо указать лицо, ответственное за разработку документа. В приказе должна быть информация о сроках составления штатного расписания, согласование его содержания и утверждение. Текст приказа может быть различным, например, «Приказываю: руководителю подразделения в срок до 15 января 2011 года подготовить и сдать в бухгалтерию предложение по числу штатных единиц, по размеру окладов и надбавок в 2011 году».
После этого составляется штатное расписание по форме № Т-3, которая утверждена Госкомстата № 1 от 05.01.2004 года. Учтите, что при заполнении формы не допускаются сокращения. Наименование организации заполняется идентично учредительным документам. Также не забудьте проставить номер расписания. В организационно-распорядительном документе имеется графа, где необходимо вписать номер утверждающего приказа, дату распоряжения и количество единиц в штате.
После того как этот документ составлен, он предоставляется руководителю организации, который, в свою очередь, должен ознакомиться и утвердить его приказом. Текст распоряжения произвольный. Например, «Приказываю: утвердить штатное расписание от 01 января 2011 года № 3 с штатным составом в количестве 18 (восемнадцати) единиц с месячным фондом заработной платы 156789 (сто пятьдесят шесть тысяч семьсот восемьдесят девять) рублей».