Для составления делового письма необходимо использовать бумагу только формата А4. Обязательно оставляйте широкие поля у документа для того, чтобы документ в случае чего можно было подшить в папку (слева и справа поля должны быть по 2,5 см, а верхнее поле - как минимум 4 см).
Сделайте двойной интервал и укажите дату составления письма. Месяц можно указать словами, а можно цифрами (например, November 12, 2011). При отправлении письма в США сначала следует писать месяц, в то время как в Великобритании сначала указывают число.
Справа укажите адрес получателя в аналогичном порядке адреса. Если нужно сослаться на предыдущее отправленное письмо, то сделайте это непосредственно перед обращением при помощи ссылки в левой части документа («Our ref. # номер письма», или «Your ref. #»).
Снова сделайте двойной интервал и напишите обращение. Если вы знаете адресата, то письмо начинается с «Dear Mr…». Если вы обращаетесь к женщине, то укажите «Mrs.» (или «Ms.», если она не замужем или ее социальный статус неизвестен). Если адресат неизвестен, то лучше указать «Dear Sir or Madam». После обращения обязательно укажите двоеточие.
Текст письма пишется компактно, с одинарным интервалом. Писать нужно в любом случае вежливо. Между абзацами пропускайте две строки, не используйте «красную строку», т.к. у американцев и европейцев такое понятие отсутствует.
Закончите текст на позитивной ноте, используя общепринятые выражения (например «We are looking forward to hearing from you»). Укажите то, как с вами можно связаться.
Напишите заключительную фразу (например, «Yours truly»), сделайте большой интервал и распишитесь. Подпись нужно расшифровать.