Подписанием акта выполненных работ стороны соглашаются с тем, что все работы произведены в полном объеме, с надлежащим качеством и в указанный срок. Следовательно, прежде чем подписывать акт, необходимо убедиться, что все условия в действительности выполнены, а не содержатся только на бумаге.
В акте выполненных работ должны быть четко указаны все данные, по которым можно с легкостью идентифицировать, кем, когда, для кого и на каком основании производились работы. То есть документу обязательно должен быть присвоен номер. Также в акте должна содержаться ссылка на основной договор.
Количество экземпляров акта выполненных работ определяется количеством сторон по основному договору. У каждой стороны обязательно должен быть свой экземпляр.
В связи с тем, что налоговые органы чаще всего ориентируется на дату фактического подписания акта выполненных работ, а не на дату создания документа, следует удостовериться, что дата в акте указана корректно, четко и разборчиво.
В акте должны содержаться сведения о наименовании организаций, его подписавших, а также объемы и сроки выполненных работ, их стоимость с учетом НДС. Акт выполненных работ должен быть подписан лицами, имеющими на это полномочия, и в обязательном порядке заверен печатями.
К акту могут быть составлены дополнительные документы (например, акт-претензия) в тех случаях, когда одна из сторон удовлетворена выполненными работами не в полном объеме, имеет претензии или замечания. Обычно такие случаи предусматриваются заранее условиями договора.
Подписание акта выполненных работ возможно в одностороннем порядке, когда одна из сторон отказывается от подписания акта, а другая сторона считает такой отказ необоснованным. В данном случае привлекается комиссия, состоящая из специалистов, которые удостоверяют факт выполнения всех работ в надлежащем виде.