Определитесь с целью письма. Его нужно писать только в том случае, если вопрос, которому оно посвящено, нельзя решить по телефону или при личной встрече, а также, если оно должно служить официальным документом, подтверждающим сам факт его отправления. Обдумайте его предварительно и убедитесь в том, что адресат вами выбран правильно и что в его компетенции будет лежать ответ в том случае, если ваше письмо – запрос.
В одном письме должен быть изложен только один вопрос. Несколько вопросов допускается излагать только в том случае, если они взаимосвязаны между собой. Адресат должен сразу понять суть и категорию вашего письма, поэтому ее необходимо изложить в первых же фразах. В них сообщите не только суть вопроса, но и те действия, которые вы предполагаете получить в ответ. В вводной части вы можете сослаться на нормативные акты, которыми вы руководствуетесь при составлении письма и которые служат основанием для запроса или предоставления информации.
Если обстоятельства и суть вопроса уже известны адресату и были обговорены заранее, то служебное письмо можно писать без вводной части, излагая сразу сам вопрос.
Основная часть письма должна побуждать к действиям, убеждать или разъяснять. Текст ее должен быть ясным, четким, кратким и логичным. Факты, излагаемые в нем должны быть проверенными и объективными, цифровые данные – максимально точными. Само письмо пишите в деловом, нейтральном тоне. Текст может быть написан от первого лица в единственном или множественном числе или от третьего лица в единственном числе.
Избегайте в тексте письма категорических выражений. Используйте для этого вводные слова и конструкции: если возможно, по-видимому, как следует из, как известно.
Деловой этикет требует начинать письмо с фразы «Уважаемый» и писать имя и отчество адресата. Если их нет, то в конце письма, перед подписью руководителя вашей организации обязательно должна стоять фраза «С уважением,». Это уважение вы можете подчеркнуть и в тексте письма, используя такие деепричастные обороты, как: «тщательно изучив ваши замечания Ваши замечания…», «внимательно рассмотрев Ваши предложения…».
Служебное письмо обязательно должно быть написано на бланке организации, где указано ее полное наименование и контактные телефоны.