Основной задачей при создании юридической службы является создание правильно построенной и отлаженной системы договорной работы, разработка типовых форм договоров в соответствии с особенностями работы предприятия, его партнеров, поставщиков и потребителей продукции, бизнес-методам, используемым на самом предприятии. Обязательным условием при создании, изменении и внесения дополнений в уставные документы, коллективный и трудовые договора также является участие юридической службы.
Кроме того, в задачи отдела должно входить разработка и постановка системы документооборота, обучение персонала компании основам юридической грамотности в пределах выполнения ими своих должностных обязанностей, разработка должностных инструкций и своевременное обновление их.
Поскольку все внешние сношения с поставщиками и потребителями продукции предприятия осуществляются через систему договоров, то необходимо сконцентрировать их составление и оформление именно в юридическом отделе. Это позволит в полной мере осуществлять защиту интересов и прав всего предприятия, компании.
Организовывая деятельность юридического отдела, необходимо предварительно изучить и проанализировать специфику бизнес-процессов и методов предприятия с учетом прошлых спорных моментов, проблем, судебных разбирательств, претензионной переписки.
Начиная разработку проектов договоров и отчетной документации, продумайте и распределите ролевую ответственность и методы контроля ее соблюдения. Определите компетенцию руководителя и его заместителей, бухгалтерии, отдела кадров, секретариата, коммерческой дирекции, исполнительного персонала, каждого структурного подразделения.
Проведите аудит внедренной системы договорной работы и делопроизводства. Проверьте корректность их функционирования, взаимодействие всех подсистем, выявите существующие проблемы и устраните их.
Такой подход позволит укрепить положение компании на рынке и повысить ее конкурентоспособность, будет способствовать увеличению ее авторитета, уважению конкурентов, но самое главное – обезопасит ее работу и позволит избежать материальных и временных затрат на судебные тяжбы.