Решите, сколько сотрудников будет работать в отделе кадров. Современное кадровое делопроизводство кроме традиционного учета кадров, ведения документов и издания приказов по кадровому составу включает в себя и другие задачи. Это методические разработки по отбору соискателей, организация сотрудничества с кадровыми агентствами, создание и актуализация базы данных соискателей. Отдел кадров также должен контролировать выполнение должностных обязанностей сотрудниками предприятия, организовывать их обучение и сертификацию, курировать вопросы труда и заработной платы.
Распределите обязанности между сотрудниками отдела кадров в соответствии с этими задачами. При необходимости создайте группы из несколько человек, которые будут заниматься выделенными направлениями. Напишите положение об отделе кадров и должностные инструкции на каждое рабочее место. В положении об отделе кадров перечислите его основные задачи и функции. Определите те права, которыми будут наделены сотрудники отдела кадров и их ответственность. Пропишите в этом документе, каким образом будет осуществляться взаимодействие с остальными структурными подразделениями.
Подготовьте перечень нормативных документов, которыми сотрудника кадровой службы вашего предприятия будут руководствоваться в своей работе. Продумайте необходимость разработки и издания локальных нормативных актов, которые будут действовать в вашей компании.
Составьте номенклатуру дел, которые будет вести отдел кадров на предприятии. Разработайте формы статистической отчетности, определите периодичность составления и представления кадровой отчетности. Разработайте требования к оформлению кадровой документации, проверьте ее легитимность. Разработайте положение об архиве, определите сроки хранения документов.
Продумайте вопросы оптимизации работы отдела кадров, ее автоматизации. Приобретите специализированное программное обеспечение, проведите обучение сотрудников и внедрите его на своем предприятии.