Вкладыш является приложением к трудовой книжке. Когда у последней заканчиваются листы, работник оповещается в письменной или устной форме. Затем сотрудником составляется заявление. В нем специалистом высказывается просьба выдачи вкладыша. Заявление подписывается, направляется на рассмотрение директору. Руководителем проставляется виза.
Составьте приказ. Используйте разработанный бланк распоряжения внутри фирмы. Напишите реквизиты компании, номер, дату приказа. В теме укажите выдачу вкладыша к трудовой книжке. В качестве основания впишите заявление работника. В распорядительной части возложите ответственность за выдачу, оформление этого документа на кадрового сотрудника. Заверьте приказ подписью директора. Ознакомьте с распоряжением кадровика, специалиста, которому выдается вкладыш.
Работодателем выдается вкладыш того образца, который является действительным на настоящее время. Не имеет значения, если трудовая книжка старого образца. В соответствии с нормами ТК РФ, документ о подтверждении трудовой деятельности является действительным, если на то время, когда он оформлялся, был утвержден именно этот образец.
Возьмите вкладыш к трудовой книжке. Внесите его серию, номер на титульном листе документа о трудовой деятельности в правом верхнем углу. Предупредите специалиста о том, что вкладыш без предъявления трудовой книжки не действителен.
Укажите в книге учета трудовых книжек дату, когда заведен вкладыш. Напишите персональные данные, должность сотрудника. Укажите серию, номер вкладыша. Впишите название фирмы, отдела (структурного подразделения), куда принят специалист. Взыщите с заработной платы работника сумму, затраченную на приобретение вкладыша к трудовой книжке. Затем при расторжении договора выдайте вкладыш сотруднику под расписку. До увольнения специалиста трудовая книжка, вкладыш хранятся на предприятии.