Во время приема на работу сотрудника, неполная рабочая неделя может сразу указываться как одно из условий в трудовом договоре. Это пункт договора вправе устанавливать наниматель, и также он может быть предложен со стороны наемщика. При достижении взаимной договоренности, договор подписывается, и выпускается приказ о приеме сотрудника на работу, где указывается продолжительность рабочего времени.
Если предприятие претерпевает экономические проблемы или происходят изменения условий труда, то руководство имеет право ввести неполную рабочую неделю, для сохранения рабочих мест сотрудников. Работодатель выносит решение о введении неполной рабочей неделе и выпускает соответственный приказ об этом введении. В приказе руководство организации также указывает причины изменения в распорядке труда и срок, на который вводится такой режим.
Наряду с приказом, руководящие органы заранее уведомляют работников о нововведениях в письменной форме. Текст уведомления составляется произвольно, но включает в себя все обоснования, из-за которых норма рабочей недели изменяется, и сроки введенного положения. При необходимости выпускаются дополнительные соглашения к трудовому договору всем трудящимся, попавшим в приказ об изменениях рабочего времени.
Сотруднику, который ухаживает за недееспособным больным членом семьи, беременной женщине или родителю (опекуну, попечителю), который имеет ребенка до четырнадцати лет, работодатель обязан оформить неполную рабочую неделю. Работник, имеющий право на уменьшение рабочего времени, пишет заявление руководителю компании о необходимости перейти на неполную рабочую неделю с указанием причины. На основании заявления руководитель издает приказ и дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении рабочего времени. Сотруднику желательно сделать копию заявления с резолюцией руководящего лица и копию приказа об установлении неполной рабочей недели.